¿Cómo escribir emails formales en inglés?

¿Cómo escribir emails formales en inglés?

Desde ISI Dublín sabemos lo importante y engorroso que es redactar un buen correo electrónico en inglés. Ya sea que tu nivel de inglés es intermedio o avanzado, a menudo nos enfrentamos a lo que muchos llaman los misterios de la gramática inglesa y las sutilezas de su escritura, y esto puede hacer que redactar correos electrónicos se convierta en una lucha diaria. Más aún si se tiene que motivar a los destinatarios para que respondan o aborden un tema potencialmente delicado.

Redactar un buen correo electrónico en inglés

Para la mayoría de nosotros, el correo electrónico es la forma más común de comunicación profesional, por lo que es importante hacerlo bien. Sigue estos sencillos pasos para asegurarte de que tus emails en inglés sean perfectamente profesionales.

¿Cómo escribir emails formales en inglés?
Alumnos en la sala de computación de la escuela Parnel Sq.

1. Define el asunto o “subject line” de tu email

Esta podría ser la parte más importante del correo electrónico, aunque a menudo se pasa por alto, ya que es lo primero que verá el lector en su bandeja de entrada. El asunto puede atraer a las personas a abrir el mensaje, así como establecer expectativas sobre lo que se adjunta. Por otro lado, si el asunto tiene información errónea o incompleta, puede disuadir al lector o incluso ser direccionado a la carpeta de correo no deseado. Si necesitas escribir un correo electrónico en inglés formal, tu asunto deberá ser bien detallado.

Debes asegurarte de que tu mensaje se destaque y para esto te recomendamos lo siguiente:

  • Ve directo al grano en aproximadamente seis a ocho palabras.
  • Pon la información más importante al principio. “Friday´s test postponed”
  • Elimina palabras de relleno. “Hi Tom can you help me please?”
  • Sé claro y específico sobre el tema del correo electrónico. “Request for information on the health insurance”
  • Mantenlo simple y enfocado. “Poor Internet connection today”
  • Utiliza palabras claves lógicas para su búsqueda y filtrado. “Digital media webinar – registrar today”
  • Indica si necesitas una respuesta. “Ideas needed: Halloween school party”
  • De ser necesario, establece una fecha límite en el asunto. “Reply by Friday: vote for the picture of the month”
  • Si alguien te recomendó, asegúrate de usar su nombre. “Referred by Dr. Doyle for Receptionist Position”
  • No pongas palabras TODAS EN MAYÚSCULAS. “HELP NEEDED”
  • Asegúrate de releer el asunto.

2. Comienza redactando tu email con un saludo o “greeting”

Los emails formales en inglés siempre comienzan con un saludo, como “Dear Mary”. Si tu relación con el lector es formal, usa su apellido (por ejemplo, “Dear Mrs. Murphy”). Si la relación es más casual, simplemente puedes decir “Hi Mary”. Si no sabes el nombre de la persona a la que estás escribiendo, escribe: “To whom it may concern” o “Dear Sir/Madam”.

3. Escribe un buen cuerpo o “body”

Para que tu correo electrónico en inglés sea profesional debes tener en cuenta que el cuerpo de un email es la esencia de su mensaje y debe tener un propósito claro y específico. También debe ser conciso. De esta manera, el lector estará más inclinado a leerlo, en lugar de hojearlo y arriesgarse a perder información importante. Y para los correos electrónicos que requieren más extensión y detalles, mantenlo lo más enfocado posible.

Algunas de las frases que ayudarán a tu email ser más formal y profesional son:

I am writing to enquire about …
I am writing in reference to …
I am writing with regard to…
I am writing in connection with…
I am writing to let you know…
I am delighted to tell you…
I regret to inform you that…
I am writing in response to…
I am writing in reply to…
I am writing to thank you for…

Recuerda también prestar mucha atención a la gramática, puntuación y ortografía de tu texto, puedes pedirle a otra persona que lo revise por ti si no estás muy seguro. No olvides que, el inglés es muy conciso y favorece las oraciones cortas y una estructura simple. Evita las oraciones largas que pueden llevar a confusiones. Asegúrate de dividir el texto en dos o tres párrafos ya que esto le permitirá al lector identificar los puntos más relevantes.

4. “Closing” o frases estandarizadas para finalizar tu email

Así como es importante empezar con el pie derecho en tu email, también es importante concluirlo cordialmente. Según el tipo de mensaje que envíes, hay varias formas de escribir una invitación final antes de concluir un correo electrónico formal en inglés.

Por ejemplo, aquí hay algunos cierres comunes y profesionales que puedes utilizar:

I look forward to hearing from you soon
Thank you in advance
For further information, please do not hesitate to contact me
Please let me know if you have any questions
Thank you for your consideration
Thanks for your attention

Finalmente, debes firmar tu email incluyendo un saludo de despida y tu firma. Estas son las opciones formales más usadas en los correos electrónicos profesionales en inglés:

Best regards
Kind regards
Yours faithfully
Yours sincerely
Regards
Sincerely

Si aún tienes dudas sobre cómo escribir correos electrónicos formales en inglés, no dudes en consultar por nuestros cursos de inglés general o de negocios en nuestra página web.